Gotanda.pm #1 告知までにやったこと

忘備録です。

ざっくりやったこと

1. Gotanda.pmを立ち上げる
2. 大まかなスケジュールを立てる
3. 会場を探す
4. 日程と詳細なコマ割りを仮組みする
5. イベント参加登録サービスに登録する
6. 開催を告知する

Gotanda.pmを立ち上げる

Yokohama.pmは遠いし、Shibuya.pmは最近開催していないし、もっと近くで頻繁に開催するPerl Mongerな技術コミュニティを作りたい！みたいな事を考えて立ち上げました。
自分も発表などで参加したいので、開催コストを徹底的に効率化して開催サイドでも参加出来るカンファレンスにして、カジュアルに誰でも開催できるような感じにできれば良いなと思っているので、楽をするために思いつくことはどんどんやっていこうと思っていて、立ち上げのタイミングでもそれは実践しています。

まずは、WebサイトとGoogleカレンダーを用意しました。WebサイトはGotanda.pmについて調べたときにざっくりとした概要と最近の状況が分かると良いということで用意しました。
また、Googleカレンダーは自分のカレンダーにインポートしておけば勝手に自分のカレンダーにGotanda.pmの開催予定が入って、予定が空いたときにさくっと登録して行けたりするし、登録してたけど忘れてた！みたいなことを減らせるのでよさそうということで入れました。
また、Rijiを利用することでRSSも配信して、Gotanda.pmについての情報が自分のフィードリーダーに流れて来なかった！みたいなケースも防ぎやすくしました。

余談ですが、最近ノンデザイナーズ・デザインブックを読み始めたので、
その内容を実践する場としても使ってみました。とはいってもmargin整えて離すべき要素と近づけるべき要素を考慮してラインを作ったくらいで、
配色とかもセンスがないかんじで、デザインできる人が見たら笑ってしまうような代物ですが、レイアウトはそこそこ見やすくできたかなということで、
実践できて良かったなぁと思いました。こんなかんじです。
ただ、これをこのまま運用するのは恥ずかしいのでデザインテロとかお待ちしております！！！

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テーマを決める

発表したい内容がある人は何を話しても構わないと思うのですが、なかなか決められない人も多いと思います。(自分自身そういう経験がありました)
そのため、テーマは一応決めておくとハードルが下がるのではないかということで僕の独断と偏見でテーマを決めました。
第一回のテーマは「Webサービスを支える技術」ということで普段の業務でWebサービスを作ってるひとにはとっかかりやすいお題になったのではないかなと思います。

大まかなスケジュールを立てる

Gotanda.pmはアクティブに活動を続けるために、3月/6月/9月/12月にカンファレンスの開催を予め決めています。
今回は6月ということで、じゃあどのように開催するかというのがあるわけですが、
まず土日の開催はやめました。貴重な休日ですので先の日程でも既に予定が埋まっていたというケースも大いに想定出来ますし、
会場によっては土日の開催が厳しい場所もあるので選択肢が狭まります。
また、感覚的なはなしですが、仕事終わってさくっと参加してさくっと呑んでさくっと帰るみたいな感じのが充実感あって濃くなっていい気がしてます。
そういうわけで僕の独断と偏見でこちらも平日の19:00~21:00くらいと決めました。*1
これで、『6月の平日の19:00~21:00くらいに借りれる』という条件が作れたので会場を探す条件が少しはっきりしました。

会場を探す

いよいよ会場を探します。今回は以下の項目について予め決めました。

希望時間帯

17:30~(準備時間含む)

希望の曜日

平日(可能であれば水曜日):

喫煙の可否

喫煙所があるとベター

プロジェクター利用の可否

必須

途中入退場の可否

出来るとうれしい

収容人数

最低20人(30人くらい余裕持って入れるとうれしい)

また、どれくらいの時間、会場を借りなければならないか。いつまでに現状復旧出来るか。を考えるために、
スケジュールも超ざっくり仮組みしました。
準備時間は初回なので苦労しそうだなということで多めに確保しています。
トークは2時間くらいできるといいかなぁという感じでこのように組みました。
最初は以下の様な感じでした。

時間	内容
17:30~18:30	準備時間
18:30~19:00	受付
19:00~21:00	内容
21:00~22:00	会場復旧

この条件で自分の勤務先のオフィスの会議室が使えそうだったので今回はそこを借りる事にしました。

日程と詳細なコマ割りを仮組みする

30人くらいなので、なんとなくですが、
20minくらいのtalkを3つくらいとLT6つくらいで、
ちょうどいいかな〜と思って切りました。

時間	内容
18:30〜19:00	参加者受付
19:00〜19:20	Talk(1)
19:20〜19:40	Talk(2)
19:40〜20:00	Talk(3)
20:00〜20:10	休憩
20:10〜20:15	LT(1)
20:15〜20:20	LT(2)
20:20〜20:25	LT(3)
20:25〜20:30	LT(4)
20:30〜20:35	LT(5)
20:35〜20:40	LT(6)
20:40〜	懇親会

ここは会場を借りる時間さえ決まっていれば、
その中でてきとうに調整してしまえばいいはずなので、
さくっと決められました。

イベント参加登録サービスに登録する

イベントの参加者とかを手で管理するのはつらいので、
イベント参加登録とかを管理してくれるサービスをつかいます。

いろいろありますが、今回はZussarを使わせて頂きました。
理由としてはAPIが認証を要求せず、JSからでもわりかし使いやすそうだったので、
Gotanda.pmのweb-siteに組み込みやすそうだなぁと思ったのが一番大きいです。

ここでやることはシンプルで上で決めた内容を書くだけです。
日時と場所を明示してスケジュールの表を貼ればそれでわりかし十分そうでした。

実際に使ってみたところ、意外と困ったのがイベント内容編集でした。
見た感じのままに編集出来るのはそれはそれで良いのですが、
Webサイトから文言だけコピペしてこようと思ってもスタイルごとコピペされてしまったり、
表をコピペしてきてもスタイルごとコピペされてしまい、
Zussarのイベントページのデザインを崩してしまったり、
表を作ろうにも下書きとして温めておいた表をそのまま使えず、
結局1セル毎に手作業でコピペしなければならず、苦労しました。
MarkdownやTextile等が使えれば良かったのですが、そうではなかったので、
次回以降はZussarで文言や表を先に作るか、あるいは他のサービスを使おうかと考えています。

開催を告知する

ZussarのイベントページができたのでそのURLを張りつつRijiで記事を書きます。
Googleカレンダーにも忘れずに登録します。
これであとで見返しても、ああ。Gotanda.pm#1開催したんだなぁと分かって便利になりました。

感想

いろいろあって大変だったのでいろいろ自動化したりして効率化していきたいなぁと思いました。
気持よく開催出来るよう引き続き準備がんばります！

*1:実際、これは短いかもしれないので次回からは長くするかもしれません